4 مهارت اصلی

در کتب دانشگاهی انواع و اقسام تعاریف و مهارتهای مختلف برای مدیریت تعریف و گفته شده است. ما در اینجا قصد داریم تا به تریتیب به چهار مهارت اصلی که یک مدیر باید داشته باشد که بتواند نقش رهبری را نبز در سیستم خود بازی کند را عنوان و توضیح دهیم.

1 – برنامه ریزی

اولین و اصلی ترین مهارت مدیر، توان برنامه ریزی اوست. وقتی برای حرکت خود هیچ هدف و برنامه ای تعیین نکرده باشد پس هیچ وقت به هیچ جای مشخصی نخواهید رسید. حتما برای کار خود هدف و برنامه تعیین کنید. این هدف باید دارای خصوصیاتی باشد. واقعی و قابل دسترسی بودن هدف و قابل اندازه گیری بودن آن دو ویژگی مهم برای یک هدف معقولانه اند.

برای هدف خود برنامه بلند مدت و اندازه واقعی تعیین کنید و سپس آن را به برنامه های کوتاه مدت تر در اندازه های کوچکتر تقسیم کنید. اگر این کار را انجام ندهید نمی توانید کنترل و اصلاح امور را در دست بگیرید. به عنوان مثال اگر هدف شما تبدیل شدن به بزرگترین تولید کننده بازار شماست باید این هدف را به عدد تبدیل کنید. فرض کنید باید طی 5 سال به تولید 5000 قطعه در سال برسید. برای اینکار می توانید افزایش تولید هزار قطعه در سال را به عنوان برنامه های کوتاه مدت سالانه و تولید متوسط 85 قطعه در ماه را برای سال اول در نظر بگیرید. با اینکار بصورت ماهانه وسالانه می توانید میزان موفقیت خود در رسیدن به هدف را کنترل کنید و در صورت وجود هر گونه مغایرت، امور را اصلاح کنید.

نقسیم کردن اهداف بلند مدت به برنامه های کوتاه مدت دو مزیت دارد. اولین مورد سرعت کنترل و اصلاح امور در کوتاه ترین زمان ممکن است و نکته دیگر ایسنت که با رسیدن به اهداف کوتاه مدت و دریافت انرژی مثبت از نتایج به دست آمده بقیه راه را با انرژی بیشتری طی خواهید کرد.

2 – سازمان دهی :

بدیهی است که در ابتدای شروع یک کسب و کار تعداد نیروهای استخدامی معدود می باشند و شاید نیاز چندانی به سازماندهی حس نشود. خصوصا که در این مرحله اکثر امور مهم توسط مدیر یا مدیران انجام می شود. ولی با رشد کسب و کار نیاز خواهید پیدا کرد که افراد جدیدی را استخدام کنید و بخش های مشخصی را به کسب و کار خود اضافه کنید. در اینجاست که سازماندهی بخش ها و افراد به یکی از دغدغه های شما تبدیل می گردند. پس بهتر است که در همان ابتدای کار نیز به این مرحله فکر کنید و از ابتدا سازمان خود را طراحی کنید تا در هر مرحله از رشد بدانید که به چه بخش ها و نیروهای جدیدی نیاز دارید تا حساب کار از دستتان در نرود و احیانا از تاخیر در کارها جلوگیری شود و یا موازی کاری در بخش های مختلف شکل نگیرد. به طور کلی در سازمانهی به دنبال رسیدن به اهداف زیر هستیم :

• طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری
• دسته‌بندی فعالیت‌ها بر حسب مشاغل و منصب‌های سازمانی تعریف شده
• برقراری رابطه میان مشاغل و منصب‌های سازمانی، برای کسب اهداف مشتر

سازماندهی یک کسب و کار بزرگ به روش های گوناگون شکل می گیرد که شرح کامل آن را در بخش های بعدی ارائه خواهیم کرد ولی در اینجا به ذکر نام آنها اکتفا خواهیم کرد :

• سازمان دهی بر اساس وظیفه :

این مدل از قدیمی ترین مدل های سازماندهی می باشد که افرادی که کار یکسان را انجام می دهند در یک گروه قرار می گیرند و یک بخش را تشکیل می دهند. مانند واحد های مالی، فروش، انبار، تولید و غیره

• سازماندهی بر اساس محصول :

این مدل در کارخانجاتی که دارای چندین خط تولید متفاوت می باشند شکل می گیرد و هر خط تولید واحدهای مجزای خود را با نام محصول نهایی در دل خود دارد.

• سازماندهی بر مبنای پروژه :

در این مدل که بیشتر در شرکتهای پیمانکاری شکل می گیرد، هر پروژه کاری پس از شکل گیری واحدهای کاری خود را در دل خود و البته زیر نظر واحد اصلی مجموعه شکل داده و پس از اتمام پروژه نیز این واحدها منحل می گردند.

• سازماندهی جغرافیایی :

سازمانهایی که به دلایل مختلف مجبور هستند دفاتر و یا کارخانجات خود را در شهر ها و یا حتی کشورهای مختلف احداث کنند از این روش استفاده می کنند.

• سازمان ماتریسی :

در سازمانهای بزرگ که به صورت متمرکز و در عین حال بر روی تنوع محصولات یا خدمات مختلف کار می کنند از این سیستم استفاده می کنند که در واقع ترکیبی از روش های سازماندهی بر اساس وظیفه و محصول می باشد.

• سازماندهی ترکیبی :

این مدل نیز به نوعی می تواند ترکیبی از انواع مدل سازماندهی بر اساس وظیفه، محصول و پروژه ای باشد که بنابر نیاز بخش های مختلف ترکیبی از واحدهای مختلف تخت نظارت اصلی واحدهای اصلی شکل می گیرد.

مدلهای دیگر سازماندهی وجود دارند که از این چند مدل گرفته شده اند که از ذکر آنها در اینجا خودداری می کنیم و در نوشته های بعدی به تفصیل شرح خواهیم داد.