آماده شدن برای مذاکره

مراحل آماده شدن برای یک مذاکره :
برای داشتن یک مذاکره خوب و رسیدن به حداکتر نتیجه مطلوب باید قبل از ورود به جلسه مذاکره آمادگی کاملی را پیدا کنید. به قول آبراهام لینکلن : اگر برای قطع کردن درختی 8 ساعت وقت داشته باشم ، 7 ساعت آن را صرف تیز کردن تبرم می کنم. این موضوع در مذاکره بسیار اهمیت دارد. بسیار معروف است که ابراهام لینکلن که دارای موثرترین سخنرانیها و بسیاری از سخت ترین مذاکرات در زمان ریاست جمهوری خود بوده است، گاها برای آماده سازی مطالب یک جلسه و یا یک متن چند دقیقه ای چند شبانه روز را وقت صرف می کرده است و در بسیاری از این مذاکرات با افتخار و تائید طرف های مقابل، پیروز از میدان بیرون آمده است.
بدون آماده سازی قبلی برای هر مذاکره، ورود به جلسه برابر است با تسلیم محض بودن در مقابل شرایط ایجاد شده توسط طرف های دیگر مذاکره و در بهترین وضعیت ، واگذاری مدیریت جلسه به طرف دیگر. پس میبینید که برای ورود به یک مذاکره آماده سازی های قبلی بسیار مهم بوده است و هرگز بدون آماده سازی وارد یک جلسه مذاکره نشوید.

جهت کسب آمادگیهای لازم برای یک مذاکره موارد زیر را عمل کنید :

1- اهداف خود را مشخص کنید :
قبل از ورود به جلسه اهداف اصلی از مذاکره را یاد داشت کنید. در اکثر مذاکرات تنها یک هدف وجود ندارد و جلسه برای رسیدن به چند هدف مجزا و یا همگرا تشکیل می شود. حتما لیستی از این اهداف داشته باشید تا در درگیری ها و استرس های حین جلسه هدف مهمی از قلم نیافتد.
به خاطر داشته باشید که اهداف لزوما همیشه اهداف مادی نیستند و ممکن است که این اهداف ، هدفهای نامشهود مانند برگرداندن یک اعتبار از دست رفته باشد.
یک نکته در مورد نگارش اهداف این است که مراقب باشید که اهداف واقع بینانه باشند و افراد و امکانات حاضر در این جلسه توانایی تصمصم گیری برای رسیدن به آن اهداف را داشته باشند.
و نکته دیگر اینکه برای اهداف خود حد و حدود بالا و پایین مشخص کنید که بدانید محدوده انعطاف شده در مذاکره چقدر است تا در خلال استرس جلسه دچار شک و تردید در میزان نزدیکی به اهداف مورد نظر نداشته باشید.

2- اهداف مورد نظر طرف مذاکره را پیدا کنید :
تا حد امکان و از هر طریق ممکن، اهداف نهایی و حدود انعطاف طرف دیگر مذاکره را بدست آورید. اگر شما میزبان جلسات هستید از این مزیت استفاده کنید و به بهانه آماده سازی پیش نویس های قرارداد و صورتجلسه اطلاعاتی را کسب کنید. راه دیگر در طول مسیر استقبال از مهمان های حاضر در جلسه و زمان های پذیرای ، زمانهای مناسبی برای دریافت اطلاعات در خصوص اهداف و معیارهاست.

3- انتخاب های جایگزین خود و طرف مقابل را پیدا کنید :
قبل از هر مذاکره اطلاعاتی را در مورد جایگیزین های خود برای جایگزینی طرف مقابل مذاکره با آیتم های دیگر بدست آورید. به عنوان مثال اگر شما برای ارائه نمایندگی شرکت خود با سود 10 درصد قبلا با اشخاصی صحبت کرده باشید، دیگر دلیلی برای ارائه نمایندگی با سود 15 درصد به طرفین مذاکره کنونی ندارید. به همین صورت اطلاعاتی را در مورد جایگزینهای شما برای طرف مقابل بدست آورید تا بتوانید قدرت چانه زنی خود در مذاکره را بالا ببرید.

4- شناسایی معیارهای عرف و موانع قانونی :
در هر قرارداد همکاری اقتصادی، سیاسی و فرهنگی یک سری عرف، استانداردها و قوانین محلی و یا بین المللی وجود دارد که تمامی قرارداد ها چه از نظر مالی و زمانی و چه از نظر کنترل ها در حدود آن عرف و استانداردها بسته می شوند. قبل از ورود به مذاکره از میزان و شرایط این محدوده ها آگاهی پیدا کنید تا با ارائه ارقام و شرایط خارج از عرف روند مذاکره را به بن بست نکشید و اعتبار دانش خود را نیز از بین نبرید.

5- استراتژی خودرا در مذاکره مشخص کنید :
اینکه با چه نوع رفتاری میخواهید در مذاکره شرکت کنید و میزان رضایت شما و خصوصا طرف دیگر مذاکره از خروجی نتایج نهایی چقدر برای شما و طرف دیگر شما اهمیت دارد. گاها استراتژی انتخاب شده در مذاکرات اولیه با یک شرکت بزرگ تر و یا فردی که درخواست نمایندگی را دارد، استراتژی تعامل می باشد که هدف شروع همکاری و کسب سود در آینده است تا رسیدن به یک سود سریع و یک باره. یا بالعکس برای دفاع از سیستم دفاعی یکی کشور استراتژی ورود به مذاکره ، استراتژی دفاع از ارزشها به هر نحو ممکن است.
انتخاب منتاسب استراتژی و آگاهی از استراتژی انتخاب شده توسط طرف مقابل می تواند از بروز بسیاری از تنش ها و ورود به بن بست های مذاکره جلوگیری نماید.

6- انتخاب نقاط شروع و پایان مذاکره :
برای بالا بردن سرعت مذاکره و جلوگیری از اتلاف وقت بهتر است که نقاط شروع و پایان را در مذاکره برای خود مشخص کنید. به عنوان مثال برای فروش یک محصول که هزینه تمام شده برای شما 500 تومان و سود مناسب در نظر گرفته شده 200 تومان است، قیمت فروش 850 تومان می تواند نقطه شروع مناسب و قیمت 600 تومان نقطه پایان و خروج از مذاکره باشد.

7- انتخاب و تولید اهداف مجازی :
بد نیست که قبل از مذاکره چند هدف مجازی برای خود درست کنید و به عنوان آیتمی برای خود که میخواهید در مذاکره به آنها برسید به طرف مقابل معرفی کنید و سپس در خلال مذاکره هر جا که لازم شد به عنوان یک امتیاز به طرف مقابل ازآن چشم پوشی کنید. با این روش بدون آنکه چیز مهمی را از دست داده باشید می توانید جهت بالا بردن حس مثبت در جلسه امتیازاتی را به طرف مقابل ارائه کنید.

8- طبقه بندی اهداف :
همانطور که گفته شد، در اکثر جلسات تنها یک هدف بررسی نمی شود و اهداف متعددی در میز مذاکره قرار دارند. قبل از ورود به مذاکره میزان ارزش هر یک از این اهداف را برای خود مشخص کنید تا در حین امتیاز گیری های طرفین از یکدیگر بتوانید در جایگزینی امتیازات در دستیابی به اهداف برنامه ریزی مناسبی را انجام دهید.

9– اعتبار سنجی :
در صورتیکه خود و طرف دیگر مذاکره نماینده سازمان یا اشخاصی هستید، میزان قدرت و حدود اختیارات خود و طرف مقابل را مشخص کنید تا همم بتوانید در تصمیم گیریها بهتر عمل کنید و هم میزان توقع از طرف مقابل برای شما مشخص باشد.

10– شرایط مذاکره را بررسی کنید :
این شرایط شامل فضای فیزیکی ، تنوع فرهنگی ، محیط جلسه، خصوصی و عمومی بودن یا رسانه ای بودن جلسه، تعداد نفرات، محدودیت های گفتاری و رفتاری، زمان بندی جلسه و بسیاری عوامل جنبی حاکم بر جلسه را بررسی کنید تا درابتدا یا طول جلسه با اتفاق غیر قابل پیش بینی که شرایط روحی شنا بر هم بزند مواجه نشوید.

11- بررسی سوابق طرفین :
تا حد امکان سوابق تیم شرکت کننده در جلسات را بدست آورده و مطالعه کنید تا با روحیات و نوع رفتارهای متقابل آنها در خصوص تصمیم ها و نظرات شما آشنا شوید. آشنایی با نفرات تیم مقابل می تواند در بهبود روابط و بالا بردن سرعت رسیدن به توافقات کمک بسیاری بنماید.

12- آماده کردن پیش نویس ها و دستور جلسات :
در صورتیکه می خواهید نبض جلسه به صورت پیش فرض در اختیار شما باشد، سعی کنید تا پیش نویس ها و صورت جلسه را شما آماده کنید. کسی در صورتجلسه را در اختیار دارد و بیشترین یادداشتها را نیز در طول جلسه می نویسد همواره نبض و ریتم حرکت جلسه را در اختیار دارد و با کنترل روند جلسه با اهداف تعیین شده و مشخص شده می تواند تاثیر بیشتری در رسیدن به اهداف موردنظر خود داشته باشد. پس تا جائیکه امکان دارد شما همه چیز را بنویسد.

13- برای هر اتفاق و پیشنهادی آماده باشید :
شرایط هر جلسه را بررسی کنید و اگر احساس می کنید که همه اطلاعات لازم را در اختیار ندارید، در صورت امکان مشاورین مناسب را به همراه داشته باشید. یک فرد حقوق دان، یک متخصص در حوزه مربوطه، یک حسابدار یا مدیر مالی می توانند جزو افرادی باشند که می توانند به شما در مواقع لزوم کمک های خوبی ارائه دهند.

14- اطلاعات داشته باشید :
مهمترین اصل در مذاکره داشتن دانش است. در موضوع مورد بحث مذاکره و قوانین و شرایط مربوط به آن یا خود اطلاعات کامل داشته باشید یا افراد مطلع را به همراه داشته باشید. بدترین اتفاق در مذاکره، نداشتن اطلاعات در مورد موضوع جلسه است. اگر بدون اطلاعات وارد جلسه شوید، کمترین اتفاق ممکن، از دست رفتن اعتبار شماست.

15- چک لیست نتایج :
در نهایت در حین جلسه چک لیستی از تمامی موارد مطرح شده بردارید تا در انتهای جلسه جهت ثبت در توافق نامه نهایی بررسی نمائید تا در صورتیکه مواردی از قلم افتاده باشند و یا با تغییر مواجه شده باشند از آن اطلاع پیدا کنید.